Δημιουργήστε περισσότερο χρόνο από αυτόν που χρειάζεστε (Μέρος Ι)

Οι πιο επιτυχημένοι άνθρωποι που γνωρίζω καταφέρνουν και να έχουν πολύ υψηλή παραγωγικότητα και να έχουν ισορροπία στην προσωπική τους ζωή ταυτόχρονα.

Ο Νταν Σάλιβαν, ιδρυτής και πρόεδρος του οργανισμού The Strategic Coach αναφέρει: «Ο κόσμος εισέρχεται σε μια νέα χρονική σφαίρα και μια από τις δυσκολότερες προσαρμογές που πρέπει να κάνουν οι άνθρωποι είναι στις θεμελιώδεις έννοιες και πεποιθήσεις τους για τη διαχείριση του χρόνου».

Ο ίδιος δημιούργησε ένα πρόγραμμα διαχείρισης χρόνου, που χρησιμοποιώ και εγώ (συν κάποια άλλα συστήματα), και διαχωρίζει όλο το διαθέσιμο χρόνο σε τρία διαφορετικά είδη ημερών: Ημέρες Εστίασης*, Ημέρες Προγραμματισμού και Ελεύθερες Ημέρες.

Ημέρα Εστίασης: είναι μια μέρα κατά την οποία αφιερώνετε τουλάχιστον το 80% του λειτουργικού σας χρόνου στον τομέα που έχετε ταλέντο ή στον τομέα ειδίκευσής σας, ερχόμενοι σε επαφή με ανθρώπους και εμπλεκόμενοι σε διαδικασίες που σας φέρνουν τα μέγιστα αποτελέσματα για τον χρόνο που επενδύετε. Για να πετυχαίνετε τους στόχους σας πρέπει να προγραμματίζετε περισσότερες Ημέρες Εστίασης και να θεωρείτε τον εαυτό σας υπεύθυνο για την επίτευξη των στόχων σας.

Οι τομείς στους οποίους εγώ προσωπικά έχω ταλέντο είναι οι δημόσιες σχέσεις, οι παρουσιάσεις, ο οικονομικός σχεδιασμός και έλεγχος και το κλείσιμο συμφωνιών. Για μένα, λοιπόν, μια Ημέρα Εστίασης θα ήταν μια μέρα που θα αφιέρωνα το 80% του χρόνου μου στο να παρουσιάσω μια προσφορά σε έναν νέο πελάτη, να μελετήσω τον οικονομικό σχεδιασμό μας και να εκδώσω εντολές, και να παρευρεθώ σε ένα επαγγελματικό event, όπου πιθανότατα να δώσω και μια ομιλία.

• Ημέρα Προγραμματισμού: είναι μια μέρα κατά την οποία προετοιμάζετε και προγραμματίζετε μια Ημέρα Εστίασης, είτε παίρνοντας εκπαίδευση για νέα δεδομένα, είτε αναθέτοντας εργασίες και έργα σε άλλους, είτε δημιουργώντας μια διαδικασία ή μια πολιτική, είτε κάνοντας αυτοψία σε κάποιον βιομηχανικό ή εργατικό χώρο.

Οι Ημέρες Προγραμματισμού διασφαλίζουν ότι οι Ημέρες Εστίασής σας θα είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγικές.

Προσωπικά μπορεί να περάσω μια Ημέρα Προγραμματισμού παρακολουθώντας ένα σεμινάριο για να βελτιώσω τις γνώσεις μου, κάνοντας συναντήσεις με τα στελέχη μου για να αναθέσω εργασίες, κάνοντας πρόβα κάποια ομιλία μου, ελέγχοντας μια παρουσίαση σε πελάτη, εκπαιδεύοντας κάποιο στέλεχός μου, κάνοντας συνεντεύξεις, γράφοντας μια πολιτική κ.λπ. Το μυστικό εδώ είναι να συγκεντρώνετε όλες τις δραστηριότητες προγραμματισμού την ίδια ημέρα, έτσι ώστε να μην αποσυντονίζουν τις Ημέρες Εστίασης.

Ελεύθερη Ημέρα: είναι μια μέρα κενή από οτιδήποτε επαγγελματικό. Δεν είστε διαθέσιμοι ούτε για τηλέφωνα και emails, δεν διαβάζετε καν περιοδικά που σχετίζονται με τη δουλειά σας. Σε μια ελεύθερη ημέρα δεν είστε διαθέσιμοι για κανέναν επαγγελματικά προσκείμενο, εκτός και αν πρόκειται για πραγματική ανάγκη.

Η αλήθεια είναι ότι τα περισσότερα περιστατικά που αποκαλούμε επείγοντα δεν είναι τέτοια, πρόκειται απλώς για συναδέλφους με ελλιπή εκπαίδευση, υπευθυνότητα ή εξουσία για να διαχειριστούν την κατάσταση. Όταν μαθαίνετε στους υπαλλήλους, στο προσωπικό και στους συνεργάτες σας να μην σας απασχολούν στις Ελεύθερες Ημέρες σας, τους αναγκάζετε να αυξήσουν τις ικανότητες και την αυτοπεποίθησή τους. 

Η αξία των Ελεύθερων Ημερών έγκειται στο ότι επιστρέφετε στη δουλειά πραγματικά ξεκούραστοι, γεμάτοι ενθουσιασμό για δημιουργία, με νέες ιδέες που μπορούν να σαν κάνουν πιο επιτυχημένους.

Ιδανικές Ελεύθερες ημέρες είναι τα Σαββατοκύριακα, τα τριήμερα, η περίοδος των διακοπών, οι οποίες, εάν συνδυαστούν και με μια εκδρομή στην φύση, αποκτούν μεγαλύτερη αξία. Για όσους έχουν παιδιά μια Ελεύθερη Ημέρα θα μπορούσε κάποιες φορές να είναι αυτή που εμπιστεύονται τα παιδιά τους σε κάποιον συγγενή ή μπεϊμπισίτερ, και απλά φροντίζουν τον εαυτό τους για αλλαγή.

Είναι πολύ όμορφο να βλέπω τους ανθρώπους γύρω μου να έχουν μια γεμάτη ζωή από ευτυχισμένες στιγμές και δημιουργία. Η ποιοτική διαχείριση του χρόνου σας μπορεί να σας προσφέρει τεράστια ικανοποίηση και επιτυχία.

Περισσότερα δεδομένα για τη διαχείριση χρόνου θα περιλαμβάνονται στο επόμενο άρθρο μου όπου θα αναφέρω έναν συγκλονιστικό ορισμό για τον χρόνο, τους τρεις μεγαλύτερους εχθρούς του χρόνου σας, καθώς και συγκεκριμένες ενέργειες εξοικονόμησης χρόνου και ταξινόμησης βάσει προτεραιοτήτων.

*Εστίαση: το να κάνεις μια ανθρώπινη ενέργεια, δραστηριότητα κ.λπ. να έχει ως επίκεντρο, ως βασικό της στοιχείο κάτι.